Penelitian ini dilatarbelakangi oleh tuntutan era digital yang mengharuskan lembaga pendidikan meningkatkan efisiensi administrasi. Berdasarkan studi pendahuluan di MAN 1 Bengkalis, ditemukan optimalisasi digital yang masih parsial, di mana aplikasi terbatas pada surat pusat, sementara koordinasi antarbagian masih bergantung pada sirkulasi fisik. Selain itu, terdapat paradoks administrasi: penataan berkas fisik sudah rapi, namun proses birokrasi masih lambat karena tingginya ketergantungan pada kertas. Kondisi ini menuntut optimalisasi kearsipan digital untuk mempercepat temu kembali dokumen dan memangkas birokrasi. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis optimalisasi sistem kearsipan digital terhadap efisiensi administrasi serta mengidentifikasi faktor penghambatnya. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif melalui observasi, wawancara mendalam, dan studi dokumentasi, yang dianalisis menggunakan model Miles dan Huberman. Hasil penelitian menunjukkan bahwa optimalisasi di MAN 1 Bengkalis dilakukan melalui integrasi penyimpanan multi-media (komputer lokal, Google Drive, hard disk eksternal) dan aplikasi terintegrasi (EMIS 4.0, Simpatika, SRIKANDI) yang didukung SOP terdesentralisasi dengan hak akses berbasis peran. Optimalisasi ini berdampak signifikan pada peningkatan efisiensi waktu melalui percepatan temu kembali arsip; efisiensi biaya dan ruang melalui tren pengurangan kertas (paperless); serta efisiensi tenaga melalui spesialisasi tugas yang lebih responsif. Meskipun demikian, terdapat faktor penghambat berupa keterbatasan infrastruktur perangkat keras, kerentanan keamanan siber, ketergantungan pada segelintir SDM yang melek IT, serta adanya kebiasaan mencetak arsip fisik yang menciptakan beban kerja ganda.